Vodić kroz e-nabavke
E-nabavke (engl. eProcurement, e-nabava/kupnja, supplier exchange) u širem smislu označava kupnju i prodaju proizvoda ili usluga preko interneta.
U užem smislu pojam označava specijalizirani poslovni softver, odnosno sveobuhvatno integrirano softversko rješenje koje automatizira procese nabave koristeći elektronička komunikacijska sredstava te potiče na „Nabavnu disciplinu” i iskorištava snagu grupne kupnje za sve nabavno odgovorne djelatnike tvrtke koji imaju potrebu za nabavom proizvoda i usluga. Da bi zadovoljila cjelokupni proces nabave i ostvarila svoju svrhu, e-nabavka mora sadržavati minimalno sljedeća četiri modula: zahtjeve za nabavku, portal kupca, portal dobavljača i reverzne e-aukcije. Glavne karakteristike elektroničke nabave su: racionalizacija poslovanja, dostupnost, transparentnost, učinkovitost, kontrola troškova i nadzor procesa nabave, efikasnost procesa, ušteda vremena i novca te otvaranje novih tržišta.
E-nabavke u javnom sektoru
Elektronička javna nabava (e-nabava) sveobuhvatni je naziv za sustav javne nabave koji se temelji na primjeni elektroničkih sredstava komunikacije u postupcima javne nabave i uključuje uvođenje elektroničkih alata kao potpore različitim fazama procesa javne nabave. E-nabavu mnoge vlade diljem svijeta (Ukrajina, Ujedinjeno Kraljevstvo, Indija , Australija,…) prepoznale su kao instrument reformi u javnom sektoru koji omogućava nadležnima da prate učinkovitost i djelotvornost nabave te postizanje ušteda te omogućava više transparentnosti i odgovornosti uz znatno snižavanje korupcije. Za sve natjecatelje vrijede isti, jasno definirani, uvjeti i kriteriji te tako onemogućavaju pogodovanja između kupaca i dobavljača. Zahvaljujući sofisticiranim perfomansama elektronička nabava korisnike dovodi do ekonomski najprihvatljivijih ponuda.
E-nabava u javnim sektorima EU-a sve je prisutnija što ukazuje na utemeljenost takvog poslovnog pristupa. Diljem svijeta dio je velikih projekata vlada u cilju boljeg služenja građanima i gospodarstvu u digitalnoj ekonomiji. Ovakvi sustavi najčešće funkcioniraju ovako: svi pozivi na nadmetanje javne uprave i rezultati tendera dostupni su na jednom mjestu, a dobavljači mogu pretraživati tendere, uzimati dokumente i slati svoje ponude na nadmetanja na istoj platformi.
Prednosti e-nabavke
Omogućuje širok raspon primjene i to za business-to-business (povezivanje poslovanja tvrtki), business-to-consumer (povezivanje kupaca i dobavljača) ili business-to-government (povezivanje dobavljača s državnim tijelima).
Dostupna je 24 sata sedam dana u tjednu, nudi visoku razinu sigurnosti, procesi su automatizirani, poslovne procedure su jasne i moraju se poštivati, smanjuje poslovni rizik, dokumentacija je pohranjena u sustavu. Cjelokupni postupak provodi se transparentno u jednom informacijskom sustavu, omogućava konzistentnost i smanjuje operativne pogreške. Proširuje opseg nabavnog tržišta i kanala, usluge i proizvodi postaju dostupni na globalnoj razini, a transakcijski troškovi značajno su niži. Sustavi za elektroničku nabavu moraju biti digitalna podrška cijelom procesu nabave, a kreirani su s ciljem jednostavne uporabe za krajnjeg korisnika.
Jedna od najvećih prednosti za krajnjeg korisnika je ušteda vremena i novca koja je dokazana u istraživanju Aberdeen grupacije na uzorku od 400 tvrtki u SAD-u, a pokazala je smanjenje troškova za 50 posto dok je preostalo tri puta više vremena za druge poslove. Istraživanje tvrtke ProeBiz [ u češkim i slovačkim gradovima pokazalo je uštede između 12 i 21 posto dok iskusni voditelj nabave Boris Vulić u svojim predavanjima ističe uštede između 5 i 25 posto.
Nedostaci e-nabavke
S aspekta kupca može biti upitna pouzdanost dobavljača (ako ne postoji sustav ocjenjivanja) i potencijalni gubitak kvalitete robe. S aspekta dobavljača nedostatak je gubitak izravnog odnosa s kupcima, poslovnim partnerima, eskalacija rata cijenama bez obzira na kvalitetu te pojačana konkurencija na bazi usluga s dodanom vrijednošću.
Kako funkcioniraju e-nabavke?
E-nabavke su mnogo više od on line naručivanja, to su kompleksni sustavi i niz povezanih procedura koji povezuju tvrtke i njihove poslovne procese direktno s dobavljačima istovremeno upravljajući kompletnom interakcijom među njima. To uključuje upravljanje upitima, ponudama, praćenje povijesnih podataka o nabavi i predstavlja komunikacijsku platformu. Kao centraliziran sustav, na jednom mjestu objedinjava i upravlja svim fazama cjelokupne nabave jedne organizacije. Nabava je organizirana kroz projekte nabave, svaki projekt se sastoji od niza aktivnosti koje izvršavaju razni korisnici sustava.
Zahtjevi za nabavku
Zahtjevi za nabavu je neovisan programski modul kojim započinje nabavni proces. Dizajniran je da udovoljava svim potrebama internih klijenata u obliku jednostavnih web formi za unos osnovnih informacija o predmetu nabave. Za kreiranje točnog i potpunog projekta nabave, modul zahtjeva za nabavu korisnicima treba sadržavati minimalno ove funkcionalnosti:
- Omogućava jednostavan i brz unos informacija o predmetu nabavke
- Ima mogućnost biranja proizvoda iz nekoliko kataloga
- Predviđa automatsko obavještavanje odgovornih osoba o kreiranju zahtjeva
- Osigurava elektronički (e-mail, chat) protok i brzu razmjenu informacija među sudionicima
- Osigurava elektroničko (e-mail, chat) davanje suglasnosti ili naloga za povratak na doradu prema definiranoj hijerarhiji
- Automatski objedinjava zahtjeve temeljem sličnih parametara
- Dozvoljava kontinuiranu komunikaciju među svim sudionicima
- Omogućava monitoring provedbe zahtjeva
Portal kupca/naručitelja
Kupac/naručitelj upravlja i prati razvoj projekta nabavke s portala posebno kreiranog za tu svrhu. Da bi zadovoljio potrebe kupca/naručitelja u nabavnom procesu, kao ključne funkcionalnosti ovoga modula se izdvajaju:
- Podržava kreiranje jedinstvenog predloška prema kojem će se izmjenjivati faze projekta nabave (aktivnosti, zavisnosti, redoslijed izvršavanja)
- Automatski povezuje predmet nabave s potencijalnim dobavljačima
- Omogućava brzo kreiranje i slanje poziva dobavljačima
- Automatski prilaže dokumente s tehničkim specifikacijama predmeta nabave
- Predviđa definiranje općih uvjeta natječaja i predmeta nabave
- Omogućava sastavljanje anketnog upitnika za dobavljače
- Omogućava arhiviranje prikupljenih informacija
- Osigurava anonimnu komunikaciju s dobavljačima prije, tijekom i poslije natječaja
- Obuhvaća upravljanje odobravanjima u projektima nabave za neograničen broj osoba i njegovih uloga u procesu nabave
- Podržava cjelokupnu komunikaciju (e-mail, chat) sa svim sudionicima u nabavnom procesu
- Sakuplja i arhivira kompletnu dokumentaciju vezanu uz svaki projekte nabave na jednom mjestu
- Osigurava pristup dokumentaciji ovlaštenim korisnicima
- Podržava analizu i usporedbu ponuda dobavljača prema zadanim kriterijima
- Omogućava ovjeru dobavljača
- Podržava pretraživanje dobavljača prema zadanim kriterijima
- Podržava pretraživanje artikala prema zadanim svojstvima
- Podržava centralno pretraživanje kataloga artikala
- Podržava povezivanja s vanjskim sustavima
- Automatski kreira ugovore na temelju rezultata natječaja uz mogućnost upravljanja pojedinim stavkama ugovora
- Osigurava iste, jasno definirane uvjete za sve natjecatelje
Portal dobavljača (supplier portal)
je centralno mjesto pomoću kojega dobavljač komunicira s naručiteljem i sudjeluje u procesu nabave. Ključne funkcionalnosti ovog modula su sljedeće:
- Omogućava registraciju i prijavu na portal te kreiranje korisničkog računa
- Osigurava nadzor i upravljanje korisničkim računom
- Omogućava primanje obavijesti o novim narudžbama i zahtjevima
- Alarmira korisnika o pristiglim zahtjevima za komunikaciju (e-mail kupca/naručitelja)
- Podržava upite za dodatna pojašnjenja
- Osigurava ažurno praćenje objave tendera/eAukcija na kojima može sudjelovati
- Omogućava sudjelovanje u eAukcijama
- Omogućava primanje i popunjavanje anketa
- Omogućava predavanje ponuda i dostavljanje dokumentacije
- Omogućava pretraživanje, selektiranje i arhiviranje dokumentacije
- Podržava komunikaciju s kupcem/naručiteljem u stvarnom vremenu
Reverzne e-aukcije
Reverzne online aukcije pokazale su se kao odličan alat za umanjenje cijena po jedinici proizvoda u direktnom sučeljavanje dobavljača, kratko traju i rezultati su odmah vidljivi. Nasuprot Suprotno uvriježenom mišljenju aukcije se mogu provoditi za različite tipove robe, najvažnije je dobra priprema dobavljača i definicija predmeta nabave. Za pripremu aukcija postoji modul za definiranje parametara aukcije. Tijekom trajanja aukcije korisnik upravlja aukcijom, nadzire je u realnom vremenu i komunicira s korisnicima koristeći kontrolnu ploču aukcije.
Sustavi za e-nabavu mogu podržavati različite sljedeće tipove e-aukcija: englesku, japansku, nizozemsku i brazilsku aukciju.
E-nabavke u svijetu i regiji
Na području šire regije korištenje sustava za elektroničku nabavu tek je u začetku, međutim gospodarstvenici naprednih zemalja (SAD, EU, Australija) dugogodišnji su korisnici ovog poslovnog softvera. Jedni od najpoznatijih proizvođača su tvrtke: Vroozi, Zycus, Ariba, SAP, Coupa, Oracle, SciQuest, GEP, Ivalua, Proactis i Bravo solutions.
